Τι είναι το Stockpit με δυο λόγια
Το Stockpit είναι το «πίσω μέρος» του eshop σου: μαζεύει τις παραγγελίες, ξέρει τι απόθεμα έχεις και πού, σε βοηθάει να ετοιμάσεις τα δέματα χωρίς λάθη, βγάζει τα voucher των courier και στέλνει τα παραστατικά εκεί που πρέπει. Το eshop σου συνεχίζει να δουλεύει όπως πάντα - το Stockpit απλώς αναλαμβάνει ό,τι γινόταν μέχρι τώρα με χαρτάκια, Excel και πολλά ανοιχτά παράθυρα.
Δεν χρειάζεται να αλλάξεις τίποτα στο eshop, στο θέμα ή στον τρόπο που πληρώνεσαι. Το Stockpit διαβάζει και γράφει μόνο ό,τι αφορά παραγγελίες, προϊόντα και απόθεμα.
1. Ξεκίνημα
- Πήγαινε στο stockpit.gr/signup και φτιάξε λογαριασμό. Δεν χρειάζεται κάρτα.
- Διάλεξε το όνομα του χώρου σου, π.χ. tokatastima. Η διεύθυνσή σου γίνεται tokatastima.stockpit.gr - εκεί θα μπαίνεις από εδώ και πέρα, από υπολογιστή ή κινητό.
- Έχεις 14 ημέρες δωρεάν δοκιμή με όλα ανοιχτά.
Συμβουλή: πρόσθεσε τη διεύθυνση στα αγαπημένα του browser και στο κινητό σου. Στο κινητό μπορείς να την «εγκαταστήσεις» σαν εφαρμογή: άνοιξέ τη στον browser και διάλεξε «Προσθήκη στην αρχική οθόνη».
2. Σύνδεσε το eshop σου
Θα χρειαστείς δύο «κλειδιά» από το WooCommerce - είναι σαν ένα όνομα χρήστη και ένας κωδικός που δίνει το eshop σου στο Stockpit για να διαβάζει τις παραγγελίες:
- Μπες στο wp-admin του eshop σου.
- Πήγαινε WooCommerce → Ρυθμίσεις → Για προχωρημένους → REST API και πάτα Προσθήκη κλειδιού.
- Δώσε περιγραφή «Stockpit», δικαιώματα Ανάγνωση/Εγγραφή, και πάτα δημιουργία.
- Θα δεις δύο κωδικούς: το Consumer key (ξεκινάει από ck_) και το Consumer secret (ξεκινάει από cs_). Αντίγραψέ τους αμέσως - το secret εμφανίζεται μόνο μία φορά.
- Στο Stockpit, στις Ρυθμίσεις → Eshop, βάλε τη διεύθυνση του eshop σου και τα δύο κλειδιά. Το Stockpit ελέγχει αμέσως αν η σύνδεση δουλεύει.
Μόλις συνδεθεί, το Stockpit κατεβάζει μόνο του παραγγελίες, προϊόντα και πελάτες. Στο πρώτο κατέβασμα, ανάλογα με το μέγεθος του eshop, μπορεί να πάρει μερικά λεπτά - βλέπεις την πρόοδο στην οθόνη.
Από τις ρυθμίσεις μπορείς επίσης να κατεβάσεις ένα μικρό πρόσθετο (plugin) για το WordPress, το stockpit-connect. Το εγκαθιστάς όπως κάθε plugin (Πρόσθετα → Προσθήκη νέου → Μεταφόρτωση). Κάνει την ενημέρωση άμεση: μόλις μπει παραγγελία στο eshop, εμφανίζεται στο Stockpit μέσα σε δευτερόλεπτα. Ακόμα κι αν κάτι χαθεί στιγμιαία (πέσει το ίντερνετ, κολλήσει ο server του eshop), το Stockpit ξαναελέγχει μόνο του κάθε 5 λεπτά - δεν χάνεται παραγγελία.
Έχεις δεύτερο eshop; Το προσθέτεις με τον ίδιο τρόπο. Όλες οι παραγγελίες εμφανίζονται στην ίδια οθόνη, με ένδειξη από ποιο eshop ήρθαν, και μοιράζονται το ίδιο απόθεμα.
3. Οι παραγγελίες σου σε μία οθόνη
Στην ενότητα Παραγγελίες βλέπεις τα πάντα, με φίλτρα ανά κατάσταση και eshop. Ψάχνεις με όνομα, νούμερο παραγγελίας ή τηλέφωνο. Οι καταστάσεις είναι οι γνωστές του WooCommerce:
- Σε επεξεργασία: πληρωμένη, περιμένει ετοιμασία. Εδώ ξεκινάει η συλλογή.
- Σε αναμονή: περιμένει πληρωμή (π.χ. κατάθεση σε τράπεζα).
- Ολοκληρωμένη: έφυγε από το κατάστημα. Εδώ κόβεται και το παραστατικό, αν έχεις συνδέσει τιμολόγηση.
- Ακυρωμένη / Επιστροφή χρημάτων: το απόθεμα που είχε δεσμευτεί επιστρέφει μόνο του στο ράφι.
Όταν αλλάζεις κατάσταση από το Stockpit, η αλλαγή περνάει και στο eshop, και ο πελάτης παίρνει τα email που θα έπαιρνε έτσι κι αλλιώς. Στην καρτέλα κάθε παραγγελίας βλέπεις προϊόντα, διεύθυνση, τρόπο πληρωμής, σημειώσεις και όλο το ιστορικό: πότε μπήκε, πότε μαζεύτηκε, πότε βγήκε voucher.
Τηλεφωνικές παραγγελίες: από το κουμπί «Νέα τηλεφωνική» ανοίγει φόρμα όπου διαλέγεις πελάτη (ή γράφεις νέον), προσθέτεις προϊόντα με αναζήτηση, διαλέγεις αποστολή και πληρωμή. Η παραγγελία καταχωρείται και στο eshop σου, σαν να την έκανε ο πελάτης - με όλα τα email και τα παραστατικά της.
4. Αποθήκη και απόθεμα
Το Stockpit μετράει το απόθεμα ανά τοποθεσία: κεντρική αποθήκη, φυσικό κατάστημα, πατάρι, όσα σημεία έχεις. Κάθε παραγγελία ανατίθεται αυτόματα στην τοποθεσία που τη σηκώνει καλύτερα - αν ένα προϊόν λείπει από τη μία και υπάρχει στην άλλη, η παραγγελία μπορεί να μοιραστεί.
- Αρχικό απόθεμα: το φέρνεις είτε από το eshop σου είτε με αρχείο Excel/CSV είτε διορθώνοντας ποσότητες με το χέρι πάνω στην τοποθεσία.
- Κάθε κίνηση καταγράφεται: ποιος, πότε, τι άλλαξε. Αν κάτι δεν βγαίνει, βλέπεις το ιστορικό της κίνησης προϊόντος και βρίσκεις πού χάθηκε.
- Μεταφορές: όταν πας εμπόρευμα από τον έναν χώρο στον άλλο, ανοίγεις μεταφορά, τη στέλνεις, και στην παραλαβή σκανάρεις τα προϊόντα. Το απόθεμα φεύγει από τη μία τοποθεσία και μπαίνει στην άλλη μόνο όταν όντως παραληφθεί.
- Παραλαβές από προμηθευτές: καταχωρείς παραγγελία στον προμηθευτή με τα αναμενόμενα τεμάχια. Όταν έρθει το εμπόρευμα, σκανάρεις κάθε κούτα - ή πατάς «Παραλαβή όλων» αν όλα ήρθαν σωστά - και το απόθεμα ανεβαίνει.
5. Ετοίμασε δέματα με το κινητό
Άνοιξε το Picking από το κινητό ή το tablet. Διαλέγεις τοποθεσία και βλέπεις τη λίστα με ό,τι πρέπει να μαζευτεί, παραγγελία-παραγγελία.
- Σκανάρεις το barcode του προϊόντος με την κάμερα του κινητού ή με πιστολάκι (δουλεύουν και τα δύο).
- Αν το προϊόν είναι σωστό, μετράει: 1/2, 2/2, τέλος. Αν πιάσεις λάθος κουτί, το Stockpit το απορρίπτει επιτόπου με κόκκινο μήνυμα - δεν υπάρχει «περίπου».
- Όταν συμπληρωθούν όλα τα προϊόντα μιας παραγγελίας, αυτή μαρκάρεται έτοιμη για αποστολή.
Αν γίνει λάθος (π.χ. μαζεύτηκε παραγγελία που τελικά ακυρώνεται), υπάρχει επαναφορά της συλλογής - το απόθεμα ξαναδεσμεύεται σωστά. Πολλά άτομα μπορούν να μαζεύουν ταυτόχρονα, το καθένα βλέπει τη λίστα να ενημερώνεται.
6. Voucher και αποστολές
Στις Ρυθμίσεις → Μεταφορικές βάζεις τα στοιχεία που σου έχει δώσει η courier σου - είναι αυτά με τα οποία μπαίνεις στο δικό της σύστημα. Υποστηρίζονται ACS, Γενική Ταχυδρομική και BoxNow, ενώ το Speedex είναι σε δοκιμαστική λειτουργία. Χρεώνεσαι από τη μεταφορική με το δικό σου συμβόλαιο, όπως και τώρα - το Stockpit δεν μπαίνει στη μέση.
- Από τη σελίδα της παραγγελίας πατάς Έκδοση voucher. Η διεύθυνση και το ποσό αντικαταβολής συμπληρώνονται μόνα τους - διαλέγεις μεταφορική και βάρος και πατάς έκδοση.
- Η ετικέτα βγαίνει σε PDF. Την τυπώνεις σε A4 ή σε θερμικό εκτυπωτή - ή τυπώνεται μόνη της, δες την επόμενη ενότητα.
- Το νούμερο αποστολής γράφεται και στην παραγγελία του eshop, οπότε ο πελάτης το βλέπει στα email του.
- Η πορεία κάθε δέματος ελέγχεται αυτόματα κάθε μισή ώρα μέχρι την παράδοση. Στην ενότητα Αποστολές βλέπεις τι ταξιδεύει, τι παραδόθηκε και τι γύρισε πίσω.
- Λάθος voucher; Το ακυρώνεις από την ίδια οθόνη και βγάζεις καινούριο.
Αντικαταβολές: στην ενότητα Αντικαταβολές βλέπεις ανά μεταφορική τι έχει εισπραχθεί και τι εκκρεμεί, ώστε να τα διασταυρώνεις με τα ποσά που σου καταθέτει η courier. Τέλος το «ποιος μου χρωστάει τι» στο χαρτί.
BoxNow: αν ο πελάτης διάλεξε locker στο eshop, το Stockpit το ξέρει και στέλνει το δέμα εκεί. Αλλιώς διαλέγεις locker κατά την έκδοση.
7. Αυτόματη εκτύπωση ετικετών
Αν έχεις θερμικό εκτυπωτή ετικετών (Zebra, TSC, Godex ή όποιον άλλον με driver), μπορείς να μην ξαναπατήσεις «Εκτύπωση»:
- Στις Ρυθμίσεις → Εκτυπωτές προσθέτεις εκτυπωτή στην τοποθεσία σου. Το Stockpit σού δίνει έναν κωδικό σύνδεσης.
- Κατεβάζεις το μικρό πρόγραμμα (print agent) για Windows, Mac ή Linux και το τρέχεις στον υπολογιστή του πάγκου. Βάζεις τον κωδικό μία φορά.
- Από εκεί και πέρα, κάθε voucher τυπώνεται μόνο του μόλις εκδοθεί - μηδέν κλικ. Στα Windows υπάρχει εικονίδιο δίπλα στο ρολόι για παύση, επανεκκίνηση ή έξοδο.
Στις ρυθμίσεις βλέπεις αν ο εκτυπωτής είναι «online» - δηλαδή αν το πρόγραμμα τρέχει και επικοινωνεί. Αν ο υπολογιστής του πάγκου κλείσει, οι ετικέτες περιμένουν στην ουρά και τυπώνονται όλες μαζί όταν ξανανοίξει.
8. Παραστατικά χωρίς διπλή δουλειά
Εδώ γλιτώνεις την περισσότερη ώρα. Δύο δρόμοι, ανάλογα με το τι έχεις:
- Έχεις ERP (SoftOne ή Galaxy): το συνδέεις στις ρυθμίσεις με τα στοιχεία που θα σου δώσει ο λογιστής ή ο συνεργάτης του ERP. Αντιστοιχίζεις μία φορά τους τρόπους πληρωμής και τις αποθήκες με τους κωδικούς του ERP, και από εκεί και πέρα κάθε ολοκληρωμένη παραγγελία περνάει μόνη της ως παραστατικό. Το ίδιο και οι μεταφορές μεταξύ αποθηκών.
- Δεν έχεις ERP: συνδέεις Elorus ή Oxygen Πελατολόγιο (χρειάζεσαι λογαριασμό στον πάροχο). Κάθε ολοκληρωμένη παραγγελία κόβει απόδειξη αυτόματα και τη διαβιβάζει στην ΑΑΔΕ (myDATA). Για τιμολόγιο, το ζητάς πάνω στην παραγγελία, βάζεις το ΑΦΜ και τα στοιχεία, και κόβεται τιμολόγιο αντί για απόδειξη.
Και στους δύο δρόμους ισχύει το ίδιο δίχτυ ασφαλείας: αν κάτι αποτύχει (πέσει ο πάροχος, λείπει ένας κωδικός), το παραστατικό μπαίνει σε λίστα εκκρεμών με το μήνυμα του λάθους, και το ξαναστέλνεις με ένα κλικ όταν διορθωθεί. Κάθε βράδυ γίνεται και αυτόματος έλεγχος ότι τίποτα δεν ξέμεινε.
9. Δωροκάρτες και πελάτες
- Έκδοση: φτιάχνεις δωροκάρτα με ποσό και μοναδικό κωδικό - τον τυπώνεις ή τον στέλνεις στον πελάτη.
- Εξαργύρωση: στο ταμείο σκανάρεις ή πληκτρολογείς τον κωδικό, βάζεις το ποσό, τέλος. Το υπόλοιπο μειώνεται - και δεν γίνεται να εξαργυρωθεί το ίδιο ποσό δύο φορές ακόμα κι αν πατηθεί διπλό κλικ.
- Πελάτες: στην καρτέλα κάθε πελάτη βλέπεις όλες τις παραγγελίες του, από όλα σου τα eshop, μαζί με σύνολα.
10. Ομάδα και πρόσβαση
Από τις ρυθμίσεις προσκαλείς συνεργάτες με το email τους - ο καθένας παίρνει δικό του κωδικό. Έτσι ξέρεις ποιος έκανε τι: ποιος μάζεψε την παραγγελία, ποιος άλλαξε το απόθεμα, ποιος έβγαλε το voucher.
11. Συνδρομή
Μετά τη δοκιμή, η συνδρομή πληρώνεται με κάρτα από τη σελίδα Billing μέσα από τον λογαριασμό σου - εκεί βλέπεις και τις αποδείξεις σου. Ακύρωση όποτε θες, χωρίς δεσμεύσεις. Τα δεδομένα σου είναι δικά σου: μπορείς να ζητήσεις εξαγωγή τους όποτε θελήσεις.
Συχνές απορίες
- «Θα χαλάσει κάτι στο eshop μου;» Όχι. Το Stockpit δεν αγγίζει θέμα, plugins ή ταχύτητα - διαβάζει και γράφει μόνο παραγγελίες, προϊόντα και απόθεμα μέσω της επίσημης πόρτας του WooCommerce.
- «Δεν βλέπω μια καινούρια παραγγελία.» Περίμενε μέχρι 5 λεπτά - ο αυτόματος έλεγχος θα την φέρει. Αν αργεί συστηματικά, εγκατέστησε το πρόσθετο stockpit-connect για άμεση ενημέρωση.
- «Το απόθεμα δεν συμφωνεί με το ράφι.» Άνοιξε το ιστορικό κινήσεων του προϊόντος - κάθε αλλαγή έχει όνομα και ώρα. Συνήθως ο ένοχος βρίσκεται σε ένα λεπτό.
- «Μπορώ να το δοκιμάσω χωρίς το πραγματικό μου eshop;» Ναι - φτιάξε λογαριασμό και σύνδεσε ένα δοκιμαστικό κατάστημα, ή γράψε μας για μια ξενάγηση στο demo.
- «Τι γίνεται αν κλείσω τη συνδρομή;» Το eshop σου συνεχίζει κανονικά - δούλευε και πριν το Stockpit. Χάνεις μόνο το ταμπλό, όχι δεδομένα του eshop σου.
Κόλλησες κάπου;
Γράψε μας από τη φόρμα επικοινωνίας ή στο hello@stockpit.gr - απαντάμε εντός μίας εργάσιμης. Αν κάτι σε δυσκόλεψε σε αυτόν τον οδηγό, πες το μας για να τον κάνουμε καλύτερο.